Een goede IT-partner zorgt ervoor dat je met IT bijna niet meer bezig bent.
Veel KMO’s worstelen met dezelfde vraag: hoe zorg je dat IT gewoon werkt, zonder er voortdurend mee bezig te zijn? Ruth De Rammelaere, Talent Partner bij Effectis, herkent dat gevoel maar al te goed. Effectis is een HR-partner voor bedrijven in Vlaanderen, met een team HR-professionals die zowel intern als bij klanten actief zijn, aangevuld met een uitgebreid netwerk van freelance HR-experts. IT is er een onmisbare schakel in de dienstverlening. Tegelijk mag technologie geen rem worden op de werking van de organisatie.
“We willen vooral dat onze mensen hun werk kunnen doen. Consultants moeten documenten kunnen delen, Teams gebruiken, veilig kunnen inloggen en overal toegang hebben tot de juiste toepassingen. Als dat vlot verloopt, is IT eigenlijk onzichtbaar. En dat is precies hoe het hoort.”
Op zoek naar een IT-partner die meegroeit
Waar IT voor KMO’s vroeger vaak beperkt bleef tot een aantal toestellen en toepassingen, verwachten bedrijven vandaag een partner die meedenkt over Microsoft 365-beheer, onboarding van nieuwe medewerkers, cybersecurity en toekomstige groei.
Naarmate Effectis verder groeide, namen ook de verwachtingen rond IT toe. Nieuwe medewerkers moesten snel operationeel zijn, consultants werkten op verschillende locaties en informatie moest overal veilig beschikbaar zijn. Daardoor werd IT steeds meer een strategische bouwsteen binnen de organisatie en niet langer enkel een ondersteunende dienst.
Na een grondige evaluatie koos Effectis voor Entrypoint als IT-partner. Niet omdat het de meest voor de hand liggende keuze was, maar omdat Entrypoint van bij het begin anders te werk ging.
“We zochten een partner die onze organisatie wou begrijpen. Niet alleen iemand die technische vragen oplost, maar iemand die begrijpt hoe wij werken en waarom bepaalde zaken belangrijk zijn voor onze medewerkers en consultants.”
Bereikbaarheid, expertise, transparantie en vertrouwen waren voor Ruth daarbij de doorslaggevende factoren. Geen standaardoplossing die van bovenaf wordt opgelegd, maar een aanpak die vertrekt vanuit de specifieke context van de organisatie.
“Je wil voelen dat iemand meedenkt. Dat er niet zomaar een standaardoplossing wordt voorgesteld, maar dat er eerst gekeken wordt naar wat voor jouw organisatie echt relevant is.”
IT uitbesteden zonder de werking te verstoren
Een wissel van IT-partner klinkt voor veel KMO’s als een ingrijpend traject. Bij Effectis bleek dat anders te lopen. Entrypoint bracht vooraf de bestaande omgeving grondig in kaart, samen met de werking van het bedrijf en de specifieke noden van medewerkers en consultants. Daarna volgde een duidelijk stappenplan.
Voor Ruth was de overstap een positieve verrassing: “Wat mij het meest is bijgebleven, is hoe weinig impact de overstap uiteindelijk had op onze medewerkers. Onze werking kon gewoon verder lopen. Achter de schermen is er veel gebeurd, maar daar hebben wij als organisatie weinig van gemerkt.”
Entrypoint vertrok niet vanuit de gedachte dat alles anders moest. Eerst kijken wat vandaag goed werkt, dan bekijken waar ruimte is voor verbetering. Dat klinkt eenvoudig, maar het is precies wat veel KMO’s missen bij een overstap.
“Er werd eerst gekeken naar wat vandaag goed werkt en waar er ruimte was voor verbetering. Dat gaf veel rust.”
Korte communicatielijnen maken een wereld van verschil
Technologie is één ding. Een goede IT-helpdesk draait uiteindelijk om mensen. En net daar merkt Ruth het verschil met Entrypoint.
“Wanneer we contact opnemen, voelen we dat onze organisatie gekend is. We hoeven niet telkens opnieuw uit te leggen wie we zijn of hoe we werken. Dat maakt communicatie veel efficiënter en zorgt ervoor dat we sneller geholpen worden.”
Ook de bereikbaarheid weegt voor haar door. Niet alleen wanneer er iets misgaat, maar ook het gevoel dat Entrypoint meekijkt en terugkoppelt wanneer dat nodig is.
“Als je ondersteuning nodig hebt, wil je weten dat iemand luistert, meedenkt en terugkoppelt. Dat geeft vertrouwen. Zelfs wanneer iets niet onmiddellijk opgelost kan worden, weet je dat het opgevolgd wordt.”
Cybersecurity voor KMO’s hoeft niet complex te zijn
In een organisatie waar mensen op veel verschillende locaties werken en regelmatig externe omgevingen gebruiken, is beveiliging geen bijzaak. Toch hoeft cybersecurity niet complex of voortdurend zichtbaar aanwezig te zijn, vindt Ruth.
“Veiligheid is iets waar je eigenlijk niet dagelijks mee bezig wil zijn. Je wil vooral weten dat de juiste maatregelen aanwezig zijn en dat er opgevolgd wordt wanneer iets verdachts gebeurt.”
De proactieve aanpak van Entrypoint maakt het verschil in de praktijk. Wanneer er bijvoorbeeld een verdachte aanmelding binnenkomt vanuit het buitenland, wordt er meteen gecontroleerd of dat klopt. Geen alarm achteraf, maar opvolging in real time.
“Dat soort opvolging stelt gerust. Je weet dat er iemand meekijkt en waakt over de omgeving.”
Die proactieve aanpak beperkt zich niet tot cybersecurity alleen. Ook rond onboarding, gebruikersbeheer, Microsoft 365, licenties en toekomstige noden wordt actief meegedacht. Daardoor voelt Entrypoint voor Effectis niet als een klassieke leverancier, maar als een partner die mee verantwoordelijkheid neemt voor een goed werkende digitale omgeving.
Meer dan een helpdesk alleen
Een goede IT-partner beperkt zich niet tot het oplossen van problemen. Entrypoint begrijpt dat grotere plaatje, vindt Ruth.
“IT staat niet los van de organisatie. Het ondersteunt hoe mensen samenwerken, hoe efficiënt processen verlopen en hoe professioneel je als bedrijf naar klanten toe kan werken.”
Als Talent Partner bij Effectis weet Ruth als geen ander hoe belangrijk een vlotte onboarding is. Achter iets wat vanzelfsprekend lijkt, zitten heel wat stappen, en Entrypoint volgt die mee op.
“Wanneer nieuwe medewerkers starten, moet alles klaarstaan zodat ze meteen aan de slag kunnen. Dan is het belangrijk dat je kan rekenen op een partner die mee opvolgt en vooruit denkt.”
Transparantie als basis voor een goede samenwerking
Naast bereikbaarheid en expertise speelt ook transparantie een grote rol. Voor veel KMO’s die IT uitbesteden is dat een van de grootste bezorgdheden vooraf, en Ruth is daar geen uitzondering op.
“Je wil weten waarvoor je betaalt, wat inbegrepen is en wat je mag verwachten. Die duidelijkheid zorgt ervoor dat je met vertrouwen contact opneemt wanneer je ondersteuning nodig hebt.”
Maar transparantie gaat voor haar verder dan facturen alleen.
“Het gaat vooral over voorspelbaarheid, duidelijkheid en vertrouwen. Als je begrijpt waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, wordt samenwerken veel gemakkelijker.”
Een IT-partner die rust brengt
Wanneer Ruth de samenwerking met Entrypoint samenvat, komen telkens dezelfde elementen terug.
“Voor ons zit het verschil in de combinatie van expertise, bereikbaarheid, korte communicatielijnen, transparantie en persoonlijk contact. Je voelt dat er mensen achter zitten die onze organisatie kennen en willen meedenken.”
“IT moet rust brengen. Dankzij een partner die onze werking begrijpt, kunnen wij ons focussen op onze klanten en medewerkers. Dat is uiteindelijk waar het om draait.”
